Klasszisokkal jobb meetingeket szeretnél? Tartsd rövid pórázon a legbefolyásosabb résztvetőt.

Szakmai életem során sok féle és fajta meeting megközelítéssel találkoztam, mind emberi mind céges oldalon. Annak ellenére, hogy eléggé egyértelmű dolognak tűnik, maradjunk annyiban, hogy a céges meeting kultúrákat mindenhol szükséges kialakítani.

Jelen cikkemben a BlockBen meeting kultúráját és annak fejlődését fogom boncolgatni. Senki ne aggódjon, nem szakirodalmi áttekintés következik, csak megosztom személyes tapasztalataimat és pár témába vágó cikket, amit érdekesnek találok.

A BlockBennél általában 5 különböző meetinget tartunk:

(a)    Heti meetingek
Mindig hétfőként történnek azzal a céllal, hogy átbeszélhessük mit tettünk le az asztalra az elmúlt héten és kitekintsünk a következőre. A meetingen részvevő menedzsmenttel átbeszéljük a lezárt feladatokat, és azokat is, amik még ránk várnak. Ez a típusú megbeszélés előre megtervezett, heti rendszerességgel történik.  

(b)    Projekt státusz meetingek
Céljuk, hogy megbeszéljük a fontosabb felmerülő dolgokat a közelgő, éppen futó és már lezárt projektet kapcsán. A projekt komplexitásától és fázisától függően a stakeholderek bizonyos szintű bevonása is szükséges – persze próbálunk mindig óvatosak lenni a jelenlévőket illetően, hogy elkerüljük a felesleges kisiklást vagy trollkodást. Na erre majd még később kitérek. 😊Ez a típus is előre betervezett, az adott projektek igényeinek megfelelően.  

(c)     Scoping és risk meetingek
– A meetingek rendkívül érdekes fajtái, cégünk struktúrájában különleges szerepet töltenek be. Ezek a megbeszélések arra szolgálnak, hogy ötleteinket, briefeket és egyéb tényezőket megfelelő specifikációkká alakítsuk, és meg tudjuk állapítani a kockázatokat, amiket egy adott projekt magában hordoz.

(d)    Döntéshozó és problémamegoldó meetingek
A már előre látott, szükséges döntések meghozására szolgálnak. Persze alkalmanként az is előfordul, hogy teljesen váratlan dolgok jönnek fel a napi működés során, amiket szintén meg kell oldani. Ez a meeting lehet előre megtervezett, vagy ad-hoc jellegű, ahogy a szükség hozza.

(e)    Innovatív meetingek
Valószínűleg a legfontosabbak a BlockBen életében – figyelembe véve csapataink sokszínűségét és elköteleződését. Néha talán be lehet ütemezni ilyen megbeszéléseket, de a tapasztalat azt mutatja, hogy a legjobb innovatív meetingek ad hoc jellegűek és a normál munkaórákon kívül esnek. Ha jobban átgondoljuk ez teljesen logikus – nem várhatunk senkitől világmegváltó ötleteket szigorúan kéthetente keddenként délután 4 órakor. Fontos, hogy sose becsüljük alá az organikus informális megbeszélések erejét! Ha az ötlet, ami az ad hoc innovatív meetingen felvetődik később is megállja a helyét, akkor általában egy formális keretek között zajló scoping és risk meeting következik a részletek megbeszélésére.  

Nem akarom, hogy úgy tűnjön magas lóról beszélek, de úgy hiszem nagy tapasztalatra tettem szert a meetingek sikeres menedzselésében, és abban, hogy jól megértsem az egész szervezetet és a mögötte álló okokat. Az évek során elég sok kezdő hibával találkoztam, és nagyon szívesen osztom meg ezek közül a leggyakoribbakat:

1. Szörnyen frusztrálónak találom, amikor emberek minden különösebb ok nélkül tartanak megbeszéléseket. Ez nem csak a meetinget erőltető ember számára mérgező, de az egész kultúrára káros hatással van. Az első dolog, amit meg kell kérdezz magadtól az mindig a következő: tényleg szükséged van erre a meetingre? VAGY elég lenne egy rövid eszmecsere az egyik belső kommunikációra használt chates alkalmazáson keresztül, hogy gyorsan választ kapj a kérdésedre és senkinek se pazarold az idejét?  

2. A kisiklás. Valószínűleg az egyik legrosszabb dolog, ami csak egy meetingen történhet. Képzeld el, hogy leülsz egy adott témát megbeszélni egy előre megtervezett séma szerint, és közben új, oda egyáltalán nem (vagy csak részben) kapcsolódó dolgok kezd el valaki feszegetni. Persze ezek után az egész megbeszélés mehet ki az ablakon. Ez a tökéletes példája annak hogyan gyilkoljunk le egy egész meetinget, vegyük el mindenkitől a fókuszt és hagyjuk hátra az eredeti napirendet azért, hogy valami teljesen másba fogjunk bele. Persze mindig bátorítjuk a kollégákat a normális feedback adására és a dolgok megbeszélésére, de abban is biztosak akarunk lenni, hogy a meeting nem terelődik végül vakvágányra.

3. Kevésbé rendszerezett kollégák esetében előfordul, hogy néha bizony összetévesztik milyen fajta meetingen is vesznek részt. Ez szorosan összefügg ez előző bekezdésben említettekkel, ám még azoknál is jobban elfajulhat. Képzeljünk el egy heti meetinget, ahol minden kolléga felkészült az előző heti dolgok megbeszélésére, aztán egyszer csak azon kapjuk magunkat, hogy valaki egy új projekt specifikációt szeretne ott helyben felállítani. Nyilvánvaló, hogy ez nem vezet sehova és frusztráció lesz úrrá a megbeszélésen résztvevő kollégákon.  

4. Felkészületlenül beállítani egy megbeszélésre nem csak udvariatlan, de a meeting értelmét is megöli. Képzeld el, hogy fogalmad sincsed a projekted állapotáról és elfelejtettél információt gyűjteni arról, hogy a csapatod tagjai hogyan haladtak a feladataikkal.

5. A meeting vadászok… 😊 Nem tudom pontosan mi lehet a motiváció, de egyes emberek szeretnek random becserkészni másokat, hogy aztán feltegyék a nagy kérdést: „Tarthatnánk egy gyors megbeszélést?” Itt a BlockBennél a nyílt kommunikációt támogatjuk, ám egy ilyen random, igazából cél nélküli megbeszélés mindenkit kizökkenthet.    

6. Köztudott tény, hogy semmi sem tart örökké… nos, maradjunk annyiban, hogy éreztem már úgy, hogy egy meeting viszont igen. Számos nyilvánvaló oknál fogva a rosszul szervezett meetingek órákon át tartanak. Véleményem szerint egy megbeszélésnek sem lenne indokolt 60 percnél tovább tartania. Kivételt képeznek ez alól mondjuk az ENSZ Biztonsági Tanácsának ülései, ahol éppen arról tanakodnak bevessék-e a katonai erőket vagy sem.
A Doodle kutatást végzett a témában, melynek eredményeit 19 millió meetingre alapozták. Több mint 6500 szakembert kérdeztek ki és az eredmények több mint elképesztőek:

-          Szakemberek általában 2 órát töltenek el értelmetlen megbeszéléseken                        hetente.

-          Az átlagos szakmabeliek 3 órát meetingelnek hetente àezeknek kétharmada                értelmetlen.  

-          Ezek a fajta értelmetlen meetingek 541 milliárd dollárnyi erőforrásba                             kerülnek évente.

*A Doodle cikkei elérhetőek angol nyelven itt és itt.

Személy szerint nagyon is egyetértek azzal, amit a többi hatékony szakmabeli tapasztalt. Ezeknek a megbeszéléseknek körülbelül a 40%-ának be kell fejeződni 15-30 percen belül, egy másik 40%-ának pedig 30-60 percen belül.

7. Az unatkozó résztvevők, vagy azok, akik szemmel láthatólag nem akarnak ott lenni jelentős negatív hatással vannak a meetingekre. Itt is van pár kérdés, amit mindig fel kell tegyünk magunknak: miért unatkozik az adott ember vagy foglalkozik mással a megbeszélés alatt? Tényleg jelen kell lennie? Vagy csak egy szimpla figyelem/fókuszvesztésről beszélünk? Vagy az emberünk szimplán mással foglalkozik, ám jelen kéne lennie a meetingen? Amennyiben biztos vagy abban, hogy a megbeszélés helyesen van vezetve és minden személy részvétele indokolt, úgy folyamodhatunk olyan drasztikus módszerekhez, mint egy kedves barátom Ausztráliában: kitiltani minden telefont és laptopot a megbeszélésekről, így a résztvevőknek nincs más választásuk, mint kivenni a részüket a megbeszélésből. 😊

Elmondhatom, hogy a több ezer meeting után, amiken részt vettünk, igen sokat tanultunk az emberek reakcióiról, és a következőkkel érhetjük el, hogy a dolgok a megfelelő mederben folyjanak:  

Tiszteljük az időt. Persze szoros időbeosztás mellett csúszások előfordulhatnak, de mások idejét tisztelni alapvetés.

Talán a legfontosabb, hogy minél rövidebb a meeting, annál jobban megmarad a résztvevők közötti egyenlőség. Átalános megállapítás, hogy minél hosszabb a megbeszélés időtartama, annál jobban elmosódik a felek közötti egyenlőség. Ez a folyamat talán a megmérgezőbb, amit egy nyílt gondolkodású, agilis, projekt alapú szervezet megengedhet magának. Mit is jelent ez? Ahogy az idő telik egy meetingen, úgy a legjobban fizetett ember a szobában (úgy is mondhatnánk, hogy a résztvevők közül a céges hierarchia legfelső lépcsőfokán álló személy) elkezdi ledominálni a többi résztvevőt a szervezeti működés a dominancia pszichológiájának egyszerű alapelvei mentén. Nos, talán néha ez tényleg szükséges, de mindenkit biztosíthatok afelől, hogy az esetek túlnyomó többségében ez egy borzalmasan rossz irány.

Hogyan kerülhetjük el ezt a fajta dominanciát?  Korlátozzuk a meetingek időtartamát, válasszunk érett és felelősségteljes vezetőket egészséges egóval, és nem utolsó sorban bátorítsuk kollégáinkat a dolgok nyílt megbeszélésére és fogadjunk el a véleménykülönbségeket. Természetesen ez a nézet is kontextusban kezelendő, és bár távol áll tőlem a szervezeten belüli anarchia támogatása, bizonyos fajta megbeszélések – különösen a kreatív, scope és innovatív fajták – akkor a legsikeresebbek, ha ezeket mind észben tartjuk.

További angol nyelvű cikkek:

https://www.onelegal.com/blog/10-alternatives-to-meetings-your-firm-should-try/

https://scottberkun.com/essays/34-how-to-run-a-brainstorming-meeting/

https://www.nature.com/articles/d41586-019-02295-z

https://hbr.org/2019/01/why-your-meetings-stink-and-what-to-do-about-it